第一步：保存原始詢價
先為每個案件建立編號，保存原始 Email、表單、附件與收到時間。AI 整理後的文字不能取代原檔，因為尺寸、數量、版本或附件名稱可能在摘要時被省略。
第二步：只讓 AI 整理，不讓它猜
把詢價拆成固定欄位：客戶、聯絡人、品項、規格、數量、單位、交期需求、交付地點與附件版本。缺少的內容標成「待確認」，不要叫 AI 依常見做法補值。
| 內容 | AI 可先做 | 必須人工確認 |
|---|---|---|
| 品項與規格 | 從詢價抽取、統一格式 | 料號、版本與數量 |
| 價格 | 查找核准價目或計算草稿 | 單價、折扣與有效期限 |
| 稅額與總計 | 依明確公式試算 | 含稅方式、四捨五入與總額 |
| 交期 | 列出客戶要求與待確認項 | 產能、庫存與承諾日期 |
| 條款 | 套用已核准範本 | 付款、保固、排除與責任 |
第三步：價格只能來自可追溯來源
每個價格至少要能回到價目表版本、歷史核准案或負責人輸入。AI 找到「相似報價」不等於可以沿用；原物料、匯率、數量級距、地點與服務範圍都可能不同。
若公司沒有統一價目，先把核價流程說清楚，再談自動化。把混亂的價格交給 AI，不會自動變成一致的規則。
第四步：用固定範本產生草稿
報價單範本要固定公司資料、案件編號、日期、幣別、品項表、稅額、總額、有效期限與條款位置。AI 只填入核准欄位，不改版面、不新增承諾，也不要把內部成本或備註帶到客戶版。
第五步：設兩道人工檢查
- 內容檢查：規格、數量、附件版本、客戶名稱與聯絡資料。
- 商務核准：單價、折扣、稅額、交期、付款與保固條款。
同一個人可以在小型團隊完成兩道檢查，但系統仍應留下核准時間與版本。PDF 生成後再做一次總額與頁面檢查，避免資料正確、輸出卻被截斷。
第六步：寄出後更新追蹤狀態
只有實際寄出才把狀態改為「已寄送」，並記錄寄送時間、收件人與附件版本。草稿生成、主管核准和客戶收到是三個不同狀態。寄出後可接到 報價追蹤提醒，但追蹤信仍由負責人確認。
最適合先做的版本
先選品項少、價格來源明確、條款固定的一類報價。第一版只做「整理詢價 → 標記缺漏 → 套用核准資料 → 產生草稿」，不自動寄信，也不寫回 ERP。等錯誤樣本和核准規則穩定，再增加串接。
實作參考
常見問題
可以把舊報價單全部丟給 AI 學習嗎？
不建議直接上傳整包。先確認文件權限、客戶個資、保密條款與工具的資料處理方式，再挑去識別化且仍有效的品項、價格與條款作為來源。
AI 可以自動決定報價金額嗎？
不應在沒有核准規則與來源的情況下自行決定。AI 可以找出缺漏、比對既有品項與計算草稿，但單價、折扣、稅額、交期與最終總額要由有權限的人確認。
AI 報價流程一定要串 ERP 或 CRM 嗎？
不一定。案件少時可先用表單、試算表與固定範本驗證流程；當版本、權限、審批或同步需求增加，再評估串接既有系統。
何時需要客製系統？
當報價需要多層審批、複雜 BOM、即時庫存、不同幣別、客戶別價目或正式寫回 ERP／CRM，就不適合只靠聊天視窗與複製貼上。可用 顧問與系統開發先盤點資料來源、核價責任與驗收方式。