追蹤表不是報價單清單
只有客戶、金額和寄送日期的表格，月底可以加總，卻無法告訴你今天該做什麼。真正的報價追蹤表要多記一個「下一步」：等待客戶內部確認、補規格、改報價、安排電話，或暫停追蹤。
每一列只放一個案件。客戶有兩份不同範圍的報價，就分成兩列並各自保留版本，否則其中一份成交或作廢後，整列狀態會說不清楚。
先建立這十個欄位
| 欄位 | 要記什麼 | 用途 |
|---|---|---|
| 案件編號 | 不重複的內部編號 | 避免同名客戶混在一起 |
| 客戶／窗口 | 公司與聯絡人 | 知道要找誰 |
| 報價主題 | 一句話說明範圍 | 不必開檔才知道內容 |
| 版本與金額 | 目前有效版本 | 避免拿舊價格追蹤 |
| 寄送日期 | 實際寄出日 | 追蹤起點有依據 |
| 狀態 | 草稿、已寄、待回覆、修改中、成交、未成交、暫停 | 建立共同語言 |
| 下一步 | 要問、要補或要確認的事 | 提醒出現時可直接行動 |
| 下次追蹤日 | 明確日期 | 產生待辦 |
| 負責人 | 唯一主要窗口 | 避免大家以為別人會處理 |
| 最後結果 | 成交、原因或後續時間 | 留下可回顧的紀錄 |
狀態要少，下一步要寫清楚
狀態下拉選單不需要二十種。狀態只表示案件位於哪一段；真正有用的是下一步，例如「9/23 前確認場地人數」會比「持續跟進」明確。已成交、未成交或確定暫停的列，要停止產生提醒，避免表格每天寄出沒有意義的通知。
三種提醒方式怎麼選？
- 篩選檢視：人少、案件少時，建立「今天以前且未結案」的篩選檢視，每天固定打開一次即可。
- 條件式通知：部分 Workspace 工作或學校帳號可以在指定欄位變動時寄信，但不支援所有帳號與收件人類型。
- Apps Script：用時間驅動觸發器每天檢查下次追蹤日，彙整後寄給各負責人，適合需要日期到期提醒或自訂內容的團隊。
Google 官方說明特別提醒：條件式通知主要看儲存格「變動」，而 TODAY() 這類易變動公式在檔案關閉時重新計算，不一定會觸發通知。因此「日期到了就提醒」不要只靠公式變色，應改用每天執行的 Apps Script，或由人固定查看到期清單。
Apps Script 版要留的四道保險
- 只寄內部摘要：第一版不要直接寄客戶，避免錯誤狀態或重複追蹤。
- 記錄提醒時間：加一欄「最後提醒時間」，同一天不要重複通知。
- 指定擁有人：可安裝觸發器會以建立者帳號執行；人員離職或帳號停用前要移交。
- 查看失敗紀錄：Apps Script 失敗不會在試算表畫面跳錯，需檢查執行紀錄與失敗通知。
AI 適合放在哪裡？
AI 可以把通話或往來信件整理成「目前阻礙、建議下一步、回覆草稿」，但不該自行改價格、承諾交期或判定客戶已拒絕。把 AI 產出的內容放在「建議草稿」欄，讓負責人確認後再更新正式狀態，會比直接讓 AI 寄信穩定。
官方參考資料
常見問題
報價寄出幾天後提醒最好？
沒有適用所有產業的固定天數。第一次建立表格時，先依案件急迫性與客戶承諾填入明確的下次追蹤日；後續再用實際回覆紀錄調整節奏，不要讓系統自行猜測。
Google 試算表可以在日期到了自動寄信嗎？
可以用 Apps Script 的時間驅動觸發器定期檢查日期後寄送提醒。若使用符合條件的 Workspace 帳號，也可評估試算表的條件式通知，但 TODAY 等公式在檔案關閉時重新計算，不一定會觸發通知。
提醒可以直接寄給客戶嗎？
技術上做得到，但第一版建議只提醒內部負責人。客戶是否適合追蹤、文字內容與寄送時間都有情境差異，保留人工確認比較不容易造成重複寄送或錯誤承諾。
什麼時候該離開試算表？
當同一案件開始有多人同時修改、需要權限分層、郵件自動歸檔、正式審批或完整活動紀錄時，就該評估 CRM 或客製流程。判斷方式不是「列數很多」，而是錯一個狀態會不會造成重複聯絡、錯價或責任不清。也可先用 第一個 AI 流程的篩選方式縮小範圍。