三種通知方式差在哪裡？
| 需求 | 做法 | 限制 |
|---|---|---|
| 管理者知道有人填表 | 表單「新回覆的電子郵件通知」 | 內容與分流選項較少 |
| 填寫者收到答案副本 | 收集 Email＋寄送回覆副本 | 不是客製確認信 |
| 依答案寄不同信件 | Apps Script 表單送出觸發器 | 需維護程式、權限與寄送額度 |
只要通知管理者：用內建設定
打開 Google 表單的「回覆」，在更多選單中啟用新回覆 Email 通知。這個功能適合有人送出就提醒表單擁有人；若要寄給不同部門、依答案分流或帶上特定欄位，內建通知就不一定夠。
多人共同管理時，也要確認誰擁有表單、誰有回覆試算表權限。Google 表單與連結的試算表是兩個權限物件，移除協作者時不能只改其中一邊。
寄給填寫者：開啟回覆副本
- 在設定中開啟「收集電子郵件地址」。
- 依情境選擇驗證過的 Google 帳號，或由填寫者自行輸入 Email。
- 把「傳送回覆副本」設為一律，或讓填寫者自行要求。
- 用不同網域與手機實際送出測試，不要只看表單預覽。
回覆副本的工作是讓填寫者留存自己的答案，不等於報名成功、付款完成或人工審核通過。若流程還有後續審核，確認文字要清楚寫成「已收到」，不要寫成「已完成」。
要自訂內容：再考慮 Apps Script
Apps Script 可以在表單送出時讀取答案、選擇範本並寄信。適合報名編號、指定窗口、附件連結或依選項分流，但第一版仍應保持簡單：一個觸發器、一個明確收件欄位、一份失敗紀錄。
可安裝的表單送出觸發器會以建立者帳號執行。它不會因另一位協作者打開表單就自動改成對方帳號；正式流程要用可移交的組織帳號，並記錄觸發器由誰建立。
漏信時依序檢查
- 資料：該筆回覆是否真的有 Email，地址有沒有多空格或打錯？
- 設定：寄的是管理者通知、回覆副本，還是客製信？
- 收件端：垃圾郵件、公司郵件閘道與封鎖規則是否攔截？
- Apps Script：觸發器是否存在，執行紀錄是否失敗，寄送額度是否用完？
- 流程：是否重複建立兩個觸發器，造成有人收到兩封、有人一封都沒有？
寄信前不要忽略個資
- 確認信不要回傳身分證字號、健康資料、完整地址或不必要的其他答案。
- 不要把所有報名者放在副本或密件副本中互相暴露地址。
- 表單說明要交代蒐集目的與聯絡方式，並限制回覆試算表的存取。
- 測試資料要和正式資料分開，避免測試信寄到真實客戶。
官方參考資料
常見問題
Google 表單可以免費自動寄回覆嗎？
可以使用內建的回覆副本，前提是表單有收集 Email，並設定為一律寄送或由填寫者要求。若要自訂主旨、內容、附件或依答案分流，通常需要 Apps Script 或外掛。
為什麼填寫者沒有收到回覆副本？
先確認是否真的收集 Email、回覆副本設定、填寫地址是否正確，以及郵件是否被歸入垃圾郵件。Google 也說明反垃圾郵件機制可能讓預期的回覆副本未送達。
Apps Script 自動信是用誰的帳號寄出？
可安裝觸發器會以建立觸發器的帳號權限執行。團隊使用時要指定正式擁有人，並在人員離職或帳號停用前完成移交。
通知寄出後還要追蹤的人
如果表單送出只是流程起點，下一步通常要建立狀態、負責人與期限。可參考 Google 試算表報價追蹤提醒的欄位設計，或用 顧問與系統開發評估表單、試算表與寄信是否需要整合。