Gemini PDF 轉 Excel 怎麼做？掃描表格、跨頁漏列與數字核對

先看原檔：能選文字，還是整頁都是圖片？

打開 PDF，試著選取一個品名和數字。如果能複製出正常文字，可以先試既有的表格匯入工具；如果只有掃描影像，則需要文字與表格辨識。斜拍、陰影、章戳壓字和低解析度，都應先列入可能誤讀的地方。

Google 的 Gemini 檔案說明提供上傳與分析方式。網頁版可從輸入區加入檔案；功能與用量依帳號而異。先用允許上傳的去識別化樣本，清楚描述要整理哪幾頁、哪個表格。

不要只說「幫我轉 Excel」，先定義這些欄位

欄名可以先用：來源檔名、PDF 頁次、頁內列序、料號、品名、數量、單價、原表金額、辨識狀態。PDF 頁次以閱讀器第幾頁為準，若文件另外印了頁碼，再加一欄「印刷頁碼」，避免封面讓兩種頁碼錯位。

不要把相同料號直接合併。它可能分屬不同批次、規格或日期。空白格先保留空白；除非規則明確，不把上一列品名或部門自動填進去。模糊的數字應標記待確認，不能用「看起來比較合理」的值補上。

先貼這段提示詞，試兩頁就好

請只整理這份 PDF 的第 2、3 頁，先不要處理其他頁。
輸出欄位：PDF頁次、頁內列序、料號、品名、數量、單價、原表金額、辨識狀態。
料號當作文字，完整保留前導零與符號。
原表金額只抄原值，不用計算值覆蓋。
模糊、遮住或無法確認的值留空，辨識狀態說明原因。
表頭、小計與明細分開；不要把小計當一筆品項。
跨頁是否接續，先提出判斷依據，不要直接合併。
最後列出各頁明細筆數與需要人工確認的儲存格。

先在對話中看這份小表格，對照 PDF 的第一列、最後一列和一個模糊格。若欄位已經錯位，先修擷取規則，不要急著做漂亮的報表或圖表。

跨頁接續與合併儲存格，分兩次處理

第一遍逐頁擷取，第二遍才合併。續頁開頭可能重複上一頁最後一筆，也可能只是品名換行。請 AI 列出疑似接續的兩段原文和頁次，由你比對後決定。只有資料一致，仍不足以證明是重複資料。

合併儲存格也要說清楚：表上「行政組」跨了四列，代表四筆都屬行政組，還是只是一個章節標題？先讓資料負責人定義，後續才能穩定套用。這類規則比「請提高準確率」更具體。

虛構範例：表格很整齊，數字仍可能需要查

來源：示例清單，第 2 頁第 4 列
料號：00127
數量：3
單價：120
原表金額：350

驗算金額：360
差異：原表金額 - 驗算金額 = -10
處理：保留原表 350，另標「差異待查」
不能直接做：把原表金額改成 360，假裝原件就是這樣

可能是原表有折扣，也可能是辨識錯誤，不能在沒有依據時代替原件修正。PDF 也不一定保留原試算表的公式，請把「抄到的值」和「你後來算出的值」分欄保存。

貼進 Excel 時，再檢查一次資料型態

如果 AI 可以產生下載檔，先確認格式是你要的，再開啟核對。若只有表格文字或 CSV，也能匯入 Excel，但要明確指定料號等識別欄為文字，避免前導零被移除。不要把顯示成 00127 和實際保存字串 00127 當作同一件事。

CSV 還要留意分隔符號、中文編碼與欄位中的換行。先匯入少量資料，核對第一筆和最後一筆；若已少了零或分錯欄，回到原始輸出重匯。Microsoft 的保留前導零與長數字說明可用來確認 Excel 的資料處理方式。

什麼時候才需要做成固定流程？

每月都有相同版型、需要處理很多頁，才值得把欄位規則、辨識、驗算與待確認清單串起來。Google 的Gemini API 文件處理說明提供 PDF 理解能力；API 與聊天介面的功能、額度和操作不同，不能直接互相套用。

正式自動化還要有固定樣本測試、原始檔保存、版本紀錄和人工退回修正的入口。若下一步是生成文件，可參考 AI 報價草稿的核准清單，把資料整理和正式對外使用分開。

常見問題

資料查核：2026 年 10 月 28 日。提示詞和數值為示例，沒有以實際帳號測試宣稱辨識準確率；功能依官方文件及帳號介面為準。