先拿出一筆工作，從收到到完成走一次
以詢價整理為例，業務從 LINE 收到訊息，確認規格，再把內容抄進試算表，最後請主管核價。與其說「做一個 AI 業務助理」，不如指出目前卡在哪裡：訊息散在不同對話、常漏填數量，還是找不到誰核過價格？這些問題可能需要不同做法。
訪談時可以用去識別化資料示範一次。連同不順利的那筆也準備好，例如客戶改了兩次規格、附件讀不清楚，或同一個品項用了不同名稱。例外常比順利完成的案例更能幫助確認範圍。
以詢價整理為例
- 收到什麼文字訊息、附件與後續補件
- 目前怎麼做抄欄位、問缺漏、交主管核價
- 希望交出什麼有來源、缺漏標記的詢價草稿
先決定 AI 協助整理到哪一步，再討論是否串接 LINE 或內部系統。
第一次訪談，把這八件事說清楚
- 使用的人：是行政、業務、主管還是外部客戶？誰負責最後確認？
- 工作起點：收到信件、表單、訊息或檔案時才開始，還是每天固定整理一次？
- 輸入範例：格式是否固定？圖片、掃描檔和缺欄位會不會出現？
- 輸出範例：要的是摘要、試算表一列、待辦清單，還是正式寄出的文件？
- 判斷規則：價格、分類、優先順序依哪一份資料？有沒有現行版本？
- 例外處理：資料缺漏、規則衝突、工具中斷時，要通知誰、停在哪裡？
- 資料與帳號：哪些資料可提供、誰能授權存取、哪些內容不能離開既有環境？
- 驗收方式：由誰拿哪些樣本測試？除了速度，也要看哪些錯誤與覆核負擔？
還沒答案的項目就寫「待確認」。尤其是帳號權限、費率和對外承諾，不能因為需求表要填滿，就先寫一個猜測的規則。
可以直接填的 AI 導入需求範本
下面這份先填一頁即可。它的用途是讓雙方看見同一段工作；正式報價、資料使用和開發規格，仍需另外確認。
工作名稱：
主要使用者／流程負責人：
目前步驟：收到 → 整理 → 確認 → 交付
最花時間或最常出錯的一步：
每週大約件數／現行每件處理時間：
輸入資料與去識別化樣本：
理想輸出範例與目的地：
規則來源／文件版本／維護人：
一定要由人核准的內容：
資料缺漏、矛盾或失敗時的處理人：
可用帳號／資料限制／必要串接：
試點先做：
這次先不做：
驗收樣本、判定方式與負責人：
完成後誰操作／誰維護：把「好像有用」改成能核對的驗收情境
例如這次只做詢價草稿，就先測 AI 能否找到品項、規格與數量，並把缺的欄位留下來。測試資料應包含未在設計時反覆調整過的樣本，避免只證明它記住了示範格式。
| 測試情境 | 期待結果 | 不接受的結果 |
|---|---|---|
| 訊息寫明品項、數量 | 草稿欄位與來源一致 | 把數量抄錯或漏掉規格 |
| 沒有提供交期 | 標記待確認 | 自行承諾一個日期 |
| 客戶後來修改規格 | 標出變更與待核對處 | 默默把兩版內容混在一起 |
| 附件無法讀取 | 停止該筆自動整理並提示補件 | 填入推測內容，顯示已完成 |
這張表是範例，不是通用的合格門檻。正式試點要約定測試集、可接受的錯誤類型與比例，對不能容忍的錯誤設阻擋條件，並記錄人工修正花多少時間。完整衡量方式可接著看 AI 導入成效與 ROI 指標。
分清楚：需要教學，還是需要開發？
如果每週只有少量文件，主要困難是「不知道怎麼問、怎麼核對」，可以先從 AI 實作教學 開始。先學會處理一份文件，再判斷重複操作是否值得自動化。
如果每天有多人接手、需要讀寫多個系統、依角色限制資料，或要保留處理紀錄，就要進一步討論整合與開發。這時訂閱工具、API 用量、資料整理、客製功能與後續維護應分項確認；不能把一堂課的安排當成整套系統的交付範圍。
先對照工作條件
- 手動練一次確認輸入、輸出與人工檢查
- 判斷下一步操作問題用教學，跨系統另評估
- 小範圍試點列出交付、排除項目與驗收
範圍變更、外部工具費用和維護責任，都在開始前留下紀錄。
詢價前，把開發、工具費和維護分開問
同樣叫「AI 導入」，只協助整理一份文件，與需要多人登入、串接既有系統、保留修改紀錄，工作量並不相同。詢價時可以請顧問分別說明需求盤點、試點、資料整理、開發串接、工具或 API 費、測試教學與維護責任，並列出這次不包含的項目。
還沒確認資料與權限時，先談評估或小範圍試點會比較清楚。需要比較費用項目，可接著看 AI 導入費用與成本清單；要比較合作對象，則看 AI 顧問服務與比較方式。
把這份需求帶到第一次洽談
帶上填過的需求表、一筆正常和一筆例外的去識別化樣本，以及你希望收到的輸出格式。如果還沒選定流程，可先用 第一個 AI 流程的五項篩選條件 縮小範圍。
我想討論企業 AI 導入，從官網「顧問訪談與詢價範本」這篇看到你們。
公司／部門與聯絡角色：
目前最想改善的工作：
現在使用的工具／資料格式：
使用人數與大約處理量：
希望交付的輸出／需要串接的系統：
需要由人核准的地方：
預計時程／已知預算範圍（未定可註明）：
可提供的去識別化樣本：先提供流程概況即可；樣本和帳號存取，等雙方確認資料範圍與提供方式後再安排。若主要目標是讓團隊學會操作，也可以先說明想討論企業內訓。
本文的需求表與測試情境是 AgentJE 整理的實務建議。關於從概念驗證逐步擴大的規劃，也可參考澳洲 Digital Transformation Agency 的 AI proof of concept to scale 指引；它是另一個組織情境的參考，不是台灣企業的強制規範。
常見問題
找 AI 導入顧問前，一定要先寫完整規格書嗎？
不用。先帶一段目前的工作步驟、一份去識別化輸入、理想輸出，以及最不能出錯的地方。顧問訪談再補齊資料、權限、例外與驗收條件。
還不知道要用哪個 AI 工具，可以先談需求嗎？
可以。先說清楚工作問題和資料條件，再比較現成工具、操作教學、自動化串接或客製系統，工具選型可以放在需求盤點之後。
AI 需求可以先請 AI 幫忙整理嗎？
可以用已去識別化的流程說明產生訪談草稿，但不能把 AI 補出的欄位當成公司既定規則；缺少的資料、價格與核准權限應由負責人確認。
編輯更新：2026 年 11 月 5 日。範例為虛構情境，未引用客戶資料或宣稱實際節省成效。